Datensouverän.
Nachweisbar sicher. Bereit für KI.
Das Betriebssystem für KMUs.
- DSGVO-konform
- Daten liegen auf einem Server in der DACH-Region
- Mehrstufiger Schutz vor Ransomware
- Hohe Resilienz durch automatisierte Recovery-Tests
- Praxiserprobtes Arbeiten im Team
- Wir arbeiten selbst mit VLYX
- Unabhängig von amerikanischen Konzernen
- KI-gestützte Prompts für sichere Assistenz
VLYX ist die zentrale Plattform für E-Mails, Aufgaben, Dokumente, Aufträge und Vorgänge – betrieben in einem Rechenzentrum in Deutschland, mit rollenbasiertem Zugriff und lückenloser Protokollierung. Module aktivieren Sie nach Bedarf – auf einer gemeinsamen, sicheren Basis.
Der VLYX-Navigator: eine Plattform, acht Module
Der VLYX-Navigator ist die gemeinsame Basis – mit einer Anmeldung, einem Sicherheitskonzept und einer Datensicherung für alle Module. Acht Fachmodule für Dokumente, E-Mails, Aufträge, Wissen, Aufgaben, Arbeitszeiten, Ressourcenplanung und Compliance bauen darauf auf. Modul-Daten wandern zunehmend in die zentrale Navigator-Datenbank – beim Auftrags-Dashboard ist das bereits umgesetzt.
Datensouveränität & Sicherheit
Unternehmensdaten bleiben kontrollierbar und werden in einem Rechenzentrum in Deutschland verarbeitet – je Kunde in einer eigenen, abgegrenzten Umgebung.
Durchgängige Digitalisierung
Vom eingehenden Beleg über den Auftrag bis zur Arbeitszeit: Prozesse laufen ohne Medienbrüche zusammen.
Strukturierte Daten als KI-Grundlage
VLYX schafft Ordnung, Struktur und Berechtigungen – die Voraussetzung, damit KI zuverlässig arbeiten kann.
Das ist bei VLYX nicht ein Kapitel im Prospekt – es ist die Grundlage
Digitalisierung, die Ihre Daten der Kontrolle entzieht, ist kein Fortschritt. Deshalb steht bei VLYX zuerst die Frage, wo Ihre Daten liegen, wer sie sehen darf, wer welchen Zugriff hatte – und ob Sie sie jederzeit wieder mitnehmen können.
Standort & Zuordnung
Betrieb in einem Rechenzentrum in Deutschland. Je Kunde eine eigene, abgegrenzte Umgebung mit eigener Datenbank – keine gemeinsame Datenhaltung mit anderen Unternehmen.
Zugriff nach Rollen
Jede Person sieht, was ihre Rolle zulässt – bis hin zum Ausblenden einzelner Felder. Dazu Zwei-Faktor-Authentifizierung, Brute-Force-Schutz und gehärtete Sitzungen.
Lückenlose Nachweise
Änderungen und Zugriffe werden mit Zeitstempel und Verfasser protokolliert. Damit ist die Rechenschaftspflicht nach DSGVO nicht Behauptung, sondern belegbar.
Jederzeit exportierbar
Verbreitete, quelloffene Bausteine statt geschlossener Formate. Ihr vollständiger Datenbestand lässt sich jederzeit herausziehen – Souveränität heißt auch, gehen zu können.
Warum uns das so wichtig ist: Die häufigsten Datenschutzvorfälle im Mittelstand entstehen nicht durch spektakuläre Angriffe, sondern durch Alltägliches – eine Tabelle mit Personaldaten als E-Mail-Anhang, eine Dateifreigabe, die seit Jahren offen steht, ein ausgeschiedener Mitarbeiter mit aktivem Zugang. Genau dagegen wirkt Struktur mit Rechten und Protokoll.
Nicht die Menschen sind das Problem – die Werkzeuge sind es.
Gewachsene Medienbrüche und unstrukturierte Abläufe kosten Zeit und Überblick. Fragen Sie sich einmal ehrlich:
Werden Aufträge noch über E-Mails und Tabellenlisten gesteuert?
Müssen Ihre Mitarbeiter Informationen in verschiedenen Laufwerken zusammensuchen?
Werden PDF-Dokumente manuell gelesen, übertragen und abgelegt?
Wissen Sie jederzeit, wer für welchen Vorgang verantwortlich ist?
Können Sie nachvollziehen, wer wann auf welche Daten zugegriffen hat?
Wissen Sie sicher, in welchem Land Ihre Unternehmensdaten heute liegen?
Könnten Sie im Prüffall belegen, wer Zugriff auf personenbezogene Daten hatte?
Möchten Sie KI einsetzen, obwohl Ihre Unternehmensdaten unstrukturiert vorliegen?
Die Folge: Wichtige Entscheidungen leben nur in E-Mail-Verläufen. Prozesse hängen davon ab, dass eine einzelne Person ihren Posteingang kennt. Vertrauliche Daten liegen in Kopien, deren Zahl niemand kennt – im Prüffall fehlt jeder Nachweis. Und sobald Sie KI einsetzen möchten, fehlt die geordnete Datenbasis.
Der VLYX-Navigator – Ihr Cockpit für Vorgänge und Prozesse
Der Navigator macht den Vorgang zum Informationsträger statt das Postfach. E-Mails, Aufgaben, Dokumente, Entscheidungen und Kontakte hängen an einer gemeinsamen, für das Team sichtbaren Akte – und er führt strukturierte Daten der übrigen Module zusammen.
- Volle E-Mail-Transparenz: Informationen gehören dem Vorgang, nicht dem Postfach.
- Lückenlose Nachvollziehbarkeit mit Zeitstempel und Verfasser.
- Sofortige Arbeitsfähigkeit für Vertretungen – ohne Einarbeitung.
Nicht alles auf einmal – aber auf einer gemeinsamen Basis
Sie müssen nicht alle Module auf einmal einführen. Aktivieren Sie die, die Ihren größten Schmerzpunkt lösen – etwa Belegmanager oder Auftragsmanager. Alle Module teilen sich die Anmeldung, das Sicherheitskonzept und die Datensicherung der VLYX-Navigator-Plattform.
- Mit einem Modul starten – etwa dem Belegmanager oder Auftragsmanager – und sofort ein konkretes Problem lösen.
- Erweitern, wann Sie wollen. Weitere Module kommen dazu, sobald Sie sie brauchen – kein Alles-oder-nichts.
- Wachsende Datenintegration. Modul-Daten wandern zunehmend in die zentrale Navigator-Datenbank – aktuell bereits beim Auftrags-Dashboard umgesetzt.
Ihr Weg, Ihr Tempo
1 Modul → 3 Module → volle Plattform
Beginnen Sie dort, wo es am meisten weh tut. Der VLYX-Navigator führt die Daten später zum gemeinsamen Cockpit zusammen – wenn Sie so weit sind.
So wachsen die Module zusammenWomit möchten Sie starten?
Jedes Modul löst ein konkretes Problem – auf der gemeinsamen Navigator-Basis. Wählen Sie Ihren Einstieg; der Navigator verbindet später alles zum Cockpit.
VLYX-Navigator
Das Cockpit Ihrer Vorgänge, Dokumente und Prozesse.
Mehr erfahren Dokumente & BelegeVLYX-Belegmanager
Belege zentral, durchsuchbar und auswertbar – statt verstreut auf Laufwerken.
Mehr erfahren Aufträge & ProzesseVLYX-Auftragsmanager
Aufträge sichtbar steuern – auf einem Board statt in E-Mails und Tabellenlisten.
Mehr erfahren Compliance & DatenschutzVLYX-Compliance-Manager
DSGVO- und KI-Governance nachweisbar organisiert – statt in verstreuten Dokumenten.
Mehr erfahren Wissen & UnterweisungVLYX-Mitarbeiter-Briefings
Pflichtunterweisungen digital – geprüft, unterschrieben, nachweisbar.
Mehr erfahren Zusammenarbeit & AustauschVLYX-FileSharing
Dateien kontrolliert austauschen – befristet, protokolliert, ohne Fremdplattform.
Mehr erfahren Zeit & ControllingVLYX-Time-Manager
Arbeitszeit projektgenau erfassen – und mit Aufträgen und Prozessen verbinden.
Mehr erfahren Planung & RessourcenVLYX-Ressourcen-Manager
Räume, Personen, Fahrzeuge und Technik planen – auf einem Board statt in verstreuten Tabellen.
Mehr erfahren Zusammenarbeit & SpeicherNextcloud
Nextcloud – von VLYX gehostet und betreut: Dateien, Gruppenordner und Zusammenarbeit, datensouverän.
Mehr erfahrenSo sieht VLYX von innen aus
Keine Marketing-Illustrationen – echte Bildschirmansichten aus dem produktiven Einsatz.
KI auf Datenbergen scheitert. VLYX schafft zuerst Ordnung.
Allgemeine KI-Werkzeuge ohne Unternehmenskontext liefern beliebige Antworten. VLYX geht den umgekehrten Weg: zuerst Struktur, Berechtigungen und nachvollziehbare Prozesse – dann kontrollierbare KI-Unterstützung.
Ohne VLYX
- KI auf ungeordneten Datenbergen
- unkontrollierte Weitergabe vertraulicher Daten
- Antworten ohne Unternehmenskontext
Mit VLYX
- auffindbare, strukturierte, aktuelle Daten
- klare Berechtigungen und Zuständigkeiten
- kontrollierbarer, nachvollziehbarer KI-Einsatz
Konkrete KI-Anwendungsfälle
- E-Mails erkennen und Vorgängen zuordnen
- Inhalte aus PDFs per OCR erfassen (Belegmanager)
- Vorgänge zusammenfassen und Handlungsbedarf erkennen
- Informationen rollenbezogen und berechtigt bereitstellen
- Daten für interne KI-Modelle strukturiert vorbereiten
VLYX betreibt Ihre KI nicht heimlich mit – es schafft die kontrollierte Grundlage, auf der Sie KI verantwortungsvoll einsetzen.
Finden Sie Ihren Einstieg in VLYX
Für Geschäftsführung & Inhaber
Behalten Sie den Überblick über Vorgänge, Verantwortlichkeiten und Prozesse – und schaffen Sie eine belastbare …
Passende LösungenFür IT-Leitung, Datenschutz & Sicherheit
Datensouveränität, rollenbasierte Zugriffe und nachvollziehbare Prozesse – betrieben in einem Rechenzentrum in …
Passende LösungenFür Fachabteilungen & Backoffice
Weniger Suchen, weniger Medienbrüche, weniger Zuruf: klare Vorgänge, auffindbare Dokumente und nachvollziehbare …
Passende LösungenAus der Praxis gedacht
Vom eingehenden Beleg zum nachvollziehbaren Vorgang
Beleg per OCR erfassen, dem Vorgang zuordnen, Aufgabe und Frist ableiten – ohne manuelles Übertragen.
Auftragssteuerung ohne Medienbrüche
Aufträge sichtbar auf einem Board, Zeiten projektgenau erfasst und mit dem Navigator verbunden.
Compliance-Aufgaben nachvollziehbar organisieren
Fristen, Nachweise und Unterweisungen dokumentiert statt in Listen verstreut.
Typische Ausgangslagen
Mittelständischer Anlagenbauer
Ersetzt verstreute Postfach-Prozesse durch eine gemeinsame Vorgangsakte – Vertretungen sind sofort auskunftsfähig.
Industrieller Dienstleister
Verbindet Auftragssteuerung und projektgenaue Zeiterfassung – Soll und Ist laufen im Navigator zusammen.
Produzierendes Unternehmen
Bringt Belege per OCR in eine durchsuchbare Struktur und Unterweisungen in einen nachweisbaren Prozess.
Klartext zu Daten, Sicherheit und KI im Mittelstand
Warum KI mit unstrukturierten Unternehmensdaten scheitert
KI-Projekte im Mittelstand scheitern selten an der KI – sondern an der Datenbasis. Warum Struktur die eigentliche Voraussetzung …
Artikel lesenWenn das Postfach zum Projektmanagement-System wird
Ein E-Mail-Programm ist ein hervorragender Kommunikationskanal – aber ein riskantes Werkzeug zur Steuerung von Vorgängen. Warum …
Artikel lesenWarum Datensouveränität für den Mittelstand entscheidend wird
Datensouveränität ist kein Konzern-Thema. Gerade der Mittelstand entscheidet mit der Wahl seiner Werkzeuge über die Kontrolle …
Artikel lesenKurz beantwortet
VLYX ist eine sichere Daten- und Prozessplattform für mittelständische Unternehmen. Sie verbindet Vorgänge, Dokumente, Aufträge, Belege, Arbeitszeiten, Ressourcenplanung, Compliance und Zusammenarbeit auf einer gemeinsamen, datensouveränen Basis – betrieben in Deutschland und damit als Grundlage für kontrollierbare KI.
Vier Dinge: Ihre Daten liegen in einem Rechenzentrum in Deutschland in einer Umgebung, die klar Ihrem Unternehmen zugeordnet ist. Jeder Zugriff folgt Rollen und Rechten. Jede Änderung und jeder Zugriff wird protokolliert. Und Ihr Datenbestand ist jederzeit vollständig exportierbar – Souveränität bedeutet auch, gehen zu können.
Der VLYX-Navigator ist das Herzstück der Plattform: eine Vorgangs- und Aktenplattform, die E-Mails, Aufgaben, Dokumente, Kontakte und Aktivitäten je Geschäftsvorgang bündelt und strukturierte Daten der übrigen Module zusammenführt.
Eine KI kann nur dann zuverlässig arbeiten, wenn die zugrunde liegenden Daten auffindbar, strukturiert, eindeutig, aktuell und berechtigt zugänglich sind. VLYX schafft zuerst diese Ordnung – darauf kann eine kontrollierbare KI sinnvoll aufsetzen.
In einem Rechenzentrum in Deutschland. VLYX betreibt Ihre Instanz auf einer Linux-Cloud-VM, auf der jede Anwendung und jede Datenbank in einem eigenen Docker-Container läuft – abgeschirmt durch Firewalls, private Netze und einen vorgelagerten Reverse Proxy. Sie benötigen dafür weder eigene Server noch eigenes Betriebs-Know-how.
Belegmanager, Auftragsmanager, Compliance-Manager, Mitarbeiter-Briefings, FileSharing, Time-Manager und Ressourcen-Manager – dazu betreiben wir Nextcloud als gehostete Unternehmens-Cloud. Alle Module bauen auf der gemeinsamen Navigator-Basis auf: eine Anmeldung, ein Sicherheitskonzept, eine Datensicherung.
Die Module sind Optionen der VLYX-Navigator-Plattform, keine isolierten Einzelprodukte: Anmeldung, Sicherheitskonzept und Datensicherung teilen sie sich mit dem Navigator. Modul-Daten wandern zunehmend in die zentrale Navigator-Datenbank – beim Auftrags-Dashboard ist das bereits umgesetzt.
Für die verbreiteten Aufgaben ja: Als gemeinsamen Datei- und Zusammenarbeitsraum betreiben wir Nextcloud für Sie – Gruppenordner mit Berechtigungen, Versionierung, gemeinsames Bearbeiten mit Nextcloud Office, Kalender und Kontakte. Nextcloud ist eine etablierte Open-Source-Lösung; VLYX übernimmt Betrieb und Pflege, der Datenbestand ist jederzeit vollständig exportierbar.
Innerhalb Ihres Unternehmens ausschließlich die Personen, denen Sie über Rollen und Rechte Zugriff geben – jeder Zugriff wird protokolliert. Auf unserer Seite greifen nur benannte Personen mit begründetem Anlass auf die Systeme zu; das ist im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt. Eine Auswertung Ihrer Inhalte für eigene Zwecke findet nicht statt.
Bereit, Ordnung in Ihre Daten und Prozesse zu bringen?
Sehen Sie VLYX an Ihren eigenen Abläufen. Wählen Sie den passenden Einstieg – Demo, Beratung oder Sicherheitsgespräch.